Les réunions de gouvernance sont au cœur du processus holacratique. Elles permettent d’ajuster en continu la structure de l’organisation en fonction des besoins et tensions identifiés. Contrairement aux réunions classiques, ces sessions ne traitent pas des opérations ou des tâches quotidiennes, mais se concentrent sur l’évolution de la structure organisationnelle : création, modification ou suppression de rôles, ajustement des politiques, et clarification des responsabilités.
Les réunions de gouvernance sont essentielles pour maintenir une organisation agile, alignée sur sa raison d’être et capable de s’adapter rapidement aux changements.
Les réunions de gouvernance ne concernent que les aspects structurels, et non opérationnels. Elles répondent aux questions :
- Quelle structure est nécessaire pour répondre à une tension identifiée ?
- Quels rôles, politiques ou processus doivent être créés, modifiés ou supprimés ?
- Chaque réunion suit un processus clairement défini par la Constitution de l’Holacratie.
- Les participants respectent des étapes précises pour garantir l’efficacité et l’équité.
- Les rituels (check-in, tour de clarification, etc.) favorisent la concentration, la neutralité et la résolution des tensions.
- Tous les membres d’un cercle ont la possibilité de contribuer à la gouvernance.
- Chaque participant peut proposer des ajustements en fonction des tensions qu’il ressent dans son rôle.
- Les réunions permettent à l’organisation de s’ajuster en permanence, en réponse aux besoins émergents.
- Elles constituent un mécanisme clé pour transformer les obstacles en opportunités d’amélioration.
Les réunions de gouvernance suivent un processus standardisé, conçu pour maximiser l’efficacité et limiter les dérives. Voici les étapes typiques :
- Chaque participant partage brièvement son état d’esprit ou une réflexion personnelle, sans débat ni interruption.
- Objectif : Créer un environnement calme et centré.
- Les participants identifient et formulent les tensions qu’ils souhaitent aborder.
- Une tension est une perception d’un écart entre ce qui est et ce qui pourrait être.
- Le participant présentant une tension peut répondre aux questions des autres pour clarifier son propos.
- Objectif : S’assurer que tout le monde comprend la tension avant de proposer une solution.
- Des propositions sont formulées pour résoudre la tension.
- Les propositions sont traitées via un processus de prise de décision par consentement, où les objections valides sont prises en compte pour affiner la solution.
- Toute décision prise en réunion est immédiatement consignée dans les registres de gouvernance pour assurer la traçabilité et la transparence.
- Chaque participant partage une réflexion finale ou un sentiment sur la réunion.
- Les réunions de gouvernance sont généralement organisées à intervalles réguliers (ex. toutes les 2 à 4 semaines).
- Leur fréquence dépend de la dynamique de l’organisation et des tensions à traiter.
- Une réunion de gouvernance typique dure entre 1 et 2 heures, selon le nombre de tensions à aborder.
- Les rituels (check-in, check-out) permettent de maintenir une ambiance productive et respectueuse tout au long de la session.
¶ 1. Maintenir une structure dynamique
- Elles garantissent que l’organisation reste alignée sur sa raison d’être et peut s’adapter aux changements.
- En ajustant les rôles et les politiques, elles clarifient les responsabilités et les attentes.
- Chaque réunion est une opportunité d’apprendre des tensions identifiées et de les transformer en améliorations structurelles.
- En permettant à tous les participants de contribuer à la gouvernance, elles renforcent l’implication et la responsabilité collective.
- Neutralité émotionnelle : Les réunions de gouvernance se concentrent sur les faits et les besoins structurels, sans entrer dans des débats émotionnels ou interpersonnels.
- Focus sur les tensions : Les discussions hors sujet ou opérationnelles sont systématiquement redirigées.
- Documentation immédiate : Toutes les décisions sont enregistrées en temps réel pour garantir la transparence et l’accessibilité.
Chez M Comme Médoc, les réunions de gouvernance suivent ces principes tout en étant adaptées aux spécificités de notre organisation. Pour en savoir plus sur nos pratiques internes, consultez la page dédiée :
Les types de réunions chez MCM →
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Gestion des Tensions en Holacratie →
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