Les réunions de gouvernance sont dédiées à l’amélioration continue de l’organisation des cercles et à la clarification des responsabilités.
- Assurer un alignement constant des cercles avec les objectifs globaux de la SCIC.
- Identifier et résoudre les tensions organisationnelles.
- Ajuster les rôles et responsabilités pour répondre aux besoins émergents.
- Membres des cercles concernés.
- Leads de cercle (facilitateurs) et secrétaires.
- Autres participants invités selon les sujets traités.
- Bimensuelle pour chaque cercle.
- Ponctuelle en cas de besoin urgent pour ajuster des rôles ou résoudre des tensions.
- Entre 1h30 et 2 heures, en fonction de l’ordre du jour.
- Réunion en présentiel ou en visioconférence (via Zoom, Nextcloud Talk).
- Utilisation de modèles de comptes rendus pour documenter les décisions.
| Étape |
Contenu |
Durée |
| 1. Ouverture |
Rappel des objectifs de la réunion et validation de l’ordre du jour. |
10 min |
| 2. Résolution des tensions |
Présentation des tensions identifiées par les membres et recherche de solutions collectives. |
40 min |
| 3. Ajustement des rôles |
Clarification ou modification des rôles et responsabilités pour chaque cercle. |
30 min |
| 4. Suivi des projets |
Retour sur les actions en cours dans le cercle, identification des blocages. |
20 min |
| 5. Planification des actions |
Définition des prochaines étapes et des responsabilités assignées. |
20 min |
Les tensions sont au cœur des réunions de gouvernance et permettent de résoudre des dysfonctionnements ou d’améliorer les processus internes.
Une tension est une différence entre l’état actuel d’un cercle et son potentiel idéal.
- Identification : Chaque membre présente la tension qu’il souhaite traiter.
- Discussion : Échange pour clarifier la tension et identifier les causes.
- Proposition : Présentation d’une solution ou d’un ajustement à mettre en place.
- Décision : Validation collective et documentation de la solution adoptée.
- Répondre aux évolutions des projets et des besoins du cercle.
- Répartir équitablement les charges de travail.
- Améliorer l’efficacité organisationnelle.
- Proposition d’ajustement par un membre du cercle.
- Validation de l’évolution du rôle par les participants.
- Mise à jour des responsabilités dans la documentation partagée.
Une réunion de gouvernance efficace produit :
- Des tensions résolues avec des solutions documentées.
- Des rôles ajustés pour répondre aux besoins du cercle.
- Un suivi clair des actions en cours et des nouvelles priorités définies.
- Une meilleure cohésion entre les membres et une compréhension partagée des responsabilités.
- Préparation en amont : Chaque participant identifie les tensions à présenter.
- Clarté des rôles : Le facilitateur anime, le secrétaire documente.
- Participation active : Les membres s’engagent à partager ouvertement leurs besoins.
- Documentation systématique : Chaque décision est consignée dans un compte rendu.
- Limitation des discussions hors sujet : Rester focus sur l’ordre du jour.
M Comme Médoc - Une gouvernance agile pour des cercles alignés et efficaces.