Les réunions de triage pour la conception visent à structurer et formaliser une idée afin d’en faire un projet concret et réalisable. Elles apportent une réponse rigoureuse aux besoins stratégiques et assurent que chaque projet repose sur des bases solides.
- Porteur de projet : Présente l’idée initiale et les premières réflexions.
- Membres des cercles concernés : Contribuent à l’évaluation des besoins et à la structuration du projet.
- Représentants du Conseil de Surveillance : Assurent la conformité aux valeurs et à la stratégie globale.
- Facilitateur : Anime la réunion pour garantir l’efficacité des échanges.
- Secrétaire : Prend en charge la documentation et le suivi des décisions.
- Organisée selon l’avancement des travaux (typiquement sur 3 sessions distinctes).
- 1h30 à 2 heures par session.
- En présentiel ou en visioconférence (Nextcloud Talk, Zoom).
- Utilisation d’outils collaboratifs : Nextcloud pour les documents partagés, OpenProject pour suivre les tâches.
Définir clairement le projet et identifier les acteurs impliqués.
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Présentation du projet par le porteur :
- Objectif global.
- Impacts attendus (économiques, sociaux, environnementaux).
- Premiers besoins identifiés (techniques, humains, financiers).
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Identification des cercles impliqués :
- Quels cercles seront nécessaires pour contribuer au projet ?
- Quels rôles clés doivent être mobilisés ?
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Actions concrètes :
- Définition des premières étapes de travail.
- Identification des points de vigilance à surveiller.
- Un document structuré reprenant l’objectif du projet, les acteurs impliqués et les premières actions.
Valider la faisabilité technique, humaine et financière du projet.
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Besoins techniques : Confirmation des ressources matérielles et infrastructures nécessaires.
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Besoins humains : Évaluation des compétences et rôles requis pour le projet.
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Besoins financiers : Estimation détaillée des coûts et sources de financement envisageables.
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Risques et points de vigilance :
- Identification des risques potentiels.
- Propositions pour les atténuer.
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Alignement stratégique :
- Vérification que le projet est aligné avec les axes stratégiques de la SCIC.
- Un projet dont la faisabilité est confirmée et qui est aligné sur la stratégie globale de la SCIC.
Structurer le projet de manière complète et produire un document final pour validation.
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Structuration complète du projet :
- Calendrier détaillé des grandes étapes.
- Plan d’actions à court et moyen terme.
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Indicateurs de performance :
- Définition des critères d’évaluation pour mesurer le succès du projet.
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Document analytique global :
- Synthèse complète du projet incluant :
- Objectifs précis.
- Ressources nécessaires (techniques, humaines, financières).
- Calendrier de mise en œuvre.
- Points de vigilance identifiés.
- Indicateurs de performance.
- Un document finalisé prêt à être présenté au Conseil de Surveillance pour validation.
À l’issue des réunions de triage pour la conception :
- Un projet documenté et structuré avec une feuille de route claire.
- Validation de la faisabilité technique, humaine et financière.
- Alignement stratégique avec les objectifs de M Comme Médoc.
- Préparation à la présentation pour la revue finale et validation en Assemblée Générale.
- Nextcloud : Partage et gestion des documents.
- OpenProject : Suivi des tâches et calendrier.
- Template de document analytique global : Télécharger ici.
- Modèle de compte rendu de triage : Télécharger ici.
- Préparation rigoureuse :
- Le porteur de projet prépare un document succinct avant chaque réunion.
- Animation structurée :
- Le facilitateur maintient le focus sur les objectifs de chaque étape.
- Documentation systématique :
- Chaque session produit un compte rendu consigné sur Nextcloud.
- Collaboration active :
- Les participants contribuent avec clarté et transparence.
M Comme Médoc - Transformer les idées en projets concrets grâce à des réunions rigoureuses et collaboratives.